Koje poslovne veštine su neophodne svakom administrativnom asistentu?

Pre nego li počnemo priču o poslovnim veštinama neophodnim svakom administrativnom asistentu neophodno je razjasniti terminologiju poput „administrativni asistent“, „izvršni asistent“ i „administrativna podrška“ koji se obično povezuju sa ulogom administrativnog radnika. Postoje brojni načini da se opiše pozicija lica koja rade u administraciji, a veštine i ključne kompetencije su jedan od relativno doslednih i lako definišućih. Administrativne asistente često nazivamo „belookovratnicima“, kao i menadžere, ali ono što ih od njih razdvaja jeste da nemaju pravo nezavisnog donošenja odluka u radu za većinu poslova koje obavljaju. Oni su tu da izvršavaju delegirane zadatke od strane nadređenog i time mu olakšaju rad.

Ljude na ovim pozicijama uprava često zanemaruje i ne ulaže dovoljno ili uopšte u njihov razvoj i edukaciju, a oni su ti koji omogućavaju neometano funkcionisanje u radnoj sredini tj. timu, obezbeđujući nadređenima sve relevantne i neophodne informacije zarad donošenja dobrih poslovnih odluka.

Prema istraživanju Centra za edukaciju – Pro Educa zaposleni na pozicijama administrativnog osoblja smatraju da su organizovanost i komunikativnost najvažnije osobine koje bi trebalo da poseduje osoba na ovoj poziciji, a zatim slede ljubaznost, poverenje, efikasnost i obrazovanost.

Poslovni asistenti moraju posedovati veštine snalaženja u rešavanju iznenadnih problema, a prema sprovedenom istraživanju smatraju da im je najneophodnije da nauče neki od stranih jezika (69,8%), da se usavrše u prevazilaženju stresa (66%), poznavanju specifičnih računarskih programa (58,5%), upoznaju sa zakonima i propisima u polju rada (41,5%), usavrše u organizaciji posla (41,5%).

Savremeno poslovanje se ne može zamisliti bez informatičke pismenosti, naročito za one koji rade kao administrativno osoblje. Često je u opisu njihovog posla vođenje baza podataka, pravljenje različitih rasporeda, obrada prezentacija (kucanje i formatiranje), slanje mejlova, korišćenje društvenih mreža i različitih sofvera za komunikaciju, unošenje podataka na sajt, kreiranje newslettera i različitih administrativnih publikacija.

Kancelarija, kao radni prostor, je mesto u kojem se osim zaposlenih mogu naći i druga lica koja tu svraćaju povremeno (poslovni partneri, dobavljači, korisnici, saradnici…). To uslovljava potrebu da administrativni asistent poseduje razvijene komunikacione veštine.

Prema istraživanju koje je sprovela Pro Educa (na skali od 1 do 5) na pitanje čime su najzadovoljniji na poslu, zaposleni na pozicijama administrativnog osoblja su odgovorili da su najzadovoljniji poslom koji obavljaju (3,96), a zatim slede komunikacija i saradnja koju imaju sa kolegama (3,91) i saradnja i komunikacija sa nadređenima (3,91).

Navedenoj listi veština i potreba ovde nije kraj. Ona se razvojem i promenama poslovanja stalno dopunjuje. Uspešan asistent mora konstantno da radi na sebi i usavršavanju svojih veština, jer od njihove sposobnosti da se snađu u poslovnim situacijama zavisi njihova uspešnost, ali i uspešnost njihovog šefa kojem moraju prenositi relevantne informacije i podnositi izveštaje o stanju stvari.

Centar za edukaciju – Pro Educa iz Beograda organizuje seminar za administrativno osoblje koji će se održati 29. i 30. oktobra 2015. godine u hotelu Danubia Park na Srebrnom jezeru, a sve informacije možete pronaći OVDE